提取备用金的会计分录

提取备用金的会计分录其实很简单，但很多人容易搞混。咱们今天就把它掰开揉碎了讲清楚。

第一步：设立备用金

公司决定要搞个备用金，比如说，给行政部门1000块钱，用来平时买点办公用品、付个快递费什么的。这笔钱得从公司的银行账户里取出来，交给专门管备用金的人，比如行政主管。

这时候，会计就要做第一笔分录。这笔分录的目的是记录公司现金的一种形式变化：从银行存款变成了库存现金（也就是备用金）。

分录长这样：

• 借：库存现金 – 备用金 1000元
• 贷：银行存款 1000元

解释一下：

• 借记“库存现金 – 备用金”：在会计里，“库存现金”是个资产科目。资产增加，记在借方。为了账目清晰，我们通常会设置一个二级科目，叫“备用金”，专门核算这笔钱。这样做的好处是，一看就知道这1000块钱不是公司保险柜里的大额现金，而是拨给某个部门日常零花的。
• 贷记“银行存款”：钱从银行取出来了，所以公司的银行存款这个资产就减少了。资产减少，记在贷方。

这笔分-录做完，账上就清楚地反映出：公司总的现金资产没变，还是那么多钱，只是1000块钱从银行这个“大口袋”跑到了备用金这个“小口袋”里。

第二步：日常支付，这时候不做分录

行政主管拿到了这1000块备用金，接下来就开始花钱了。今天买了几支笔，花了20块；明天付了个闪送费，花了30块；后天又复印了文件，花了15块。

重点来了：每次花钱的时候，会计是不需要做分录的。

你想想，要是每买一根笔、付一次快递费都做一笔分录，那会计得忙死，而且账本会变得特别乱，全是鸡毛蒜皮的小事。这样做效率太低了。

那不管了吗？也不是。管备用金的人（比如行政主管）需要干一件事：收集发票。每花一笔钱，都必须拿回相应的发票或者收据。他自己也要记一个流水账，比如在一个小本本上写下：

• 11月1日，买笔，20元，有发票。
• 11月3日，付快递，30元，有发票。
• 11月5日，复印费，15元，有发票。

这个小本本是给他自己备查用的，方便管理，它不是公司的正式账簿。对会计来说，最重要的就是那些发票。没有发票，账就没法报。

第三步：报销和补充备用金，这是关键

过了一段时间，这1000块备用金花得差不多了，比如说，还剩下100块。这时候，行政主管就要去找会计报销，并且把备用金补足到原来的1000块。

他会把这段时间攒的所有发票整理好，比如总共报销900块。这些发票可能包括：办公用品费500块、交通费200块、招待费200块。

会计拿到这一堆发票后，就要做一笔非常关键的分录。这笔分录的目的是：

1. 正式记录这段时间到底发生了哪些费用。
2. 把钱补给行政主管，让他的备用金恢复到1000块。

这笔分录是这样的：

• 借：管理费用 – 办公费 500元
• 借：管理费用 – 交通费 200元
• 借：销售费用 – 业务招待费 200元
• 贷：银行存款 900元

我们来仔细分析一下：

• 借记各种费用科目：会计根据发票的性质，把这些花费分门别类地记到对应的费用科目里。比如，买笔的钱计入“管理费用–办公费”，打车费计入“管理费用–交通费”，请客户吃饭的钱计入“销售费用–业务招待费”。费用增加，记在借方。你看，这时候我们才真正把这些支出入账。之前花钱的时候，账上是看不出来的。
• 贷记“银行存款”：公司要从银行再取出900块钱给行政主管，让他手里的现金补足到1000块（他原来剩下100，再给他900，就又是1000了）。所以，公司的银行存款又减少了900块。资产减少，记在贷方。

注意到了吗？在整个报销和补充备用金的环节，我们没有动“库存现金 – 备用金”这个科目。 这个科目从设立那天起，就一直是1000块，除非公司决定增加或者减少备用金的定额，否则它一般是不变的。这种备用金管理方法也叫“定额备用金制”，是现实中用得最多的一种。

这种做法的好处是，账务处理非常清晰。平时零星支出不入账，减少了会计的工作量。等到月底或者钱快花完的时候，一次性把所有费用入账，并且把现金补足，简单高效。

特殊情况：增加或减少备用金定额

有时候，公司会发现1000块的备用金不够用，或者太多了，需要调整。

1. 增加备用金定额

比如，公司决定把备用金从1000块增加到1500块。这意味着要再从银行取500块钱给行政主管。

分录如下：

• 借：库存现金 – 备用金 500元
• 贷：银行存款 500元

这个分录和当初设立备用金的分录逻辑是一样的。增加了“库存现金–备用金”这个资产，同时减少了“银行存款”这个资产。做完之后，“库存现金–备用金”科目的余额就从1000变成了1500。

2. 减少备用金定额

反过来，如果公司觉得1000块太多了，决定减少到800块。那么，行政主管就需要把多出来的200块现金交还给公司，存入银行。

分录如下：

• 借：银行存款 200元
• 贷：库存现金 – 备用金 200元

这个分录正好和增加定额的分录相反。公司的银行存款增加了，而备用金这个资产减少了。做完之后，“库存现金–备用金”科目的余额就从1000变成了800。

一个常见的错误

新手会计在处理备用金报销时，最容易犯的一个错误是：

• 借：管理费用 XXX元
• 贷：库存现金 – 备用金 XXX元

这个分录是错误的。

为什么错？因为它把备用金的报销和补充割裂开了。如果你这样做，账上就会显示“库存现金–备用金”这个科目越来越少，但实际上，你马上又要从银行取钱把它补上。这不符合“定额备用金制”的管理原则，也让账目变得不直观。

正确的做法就是我们前面说的那样，报销时直接贷记“银行存款”，一步到位，既记录了费用，又完成了对备用金的补充。这样，“库存现金–备用金”科目的余额就能始终保持在那个固定的额度上，除非公司正式发文调整它。

记住这个核心逻辑：备用金是一个“定额”的循环。设立时，钱从银行到备用金；花掉后，用发票来报销，公司直接从银行拿钱补足，让备用金恢复定额。这个过程中，“备用金”科目本身就像一个水池的固定水位线，轻易不动。动的只是“费用”和“银行存款”。