科目余额表怎么看

很多人一看到科目余额表就头大，一堆科目名称配上借方、贷方，数字密密麻麻的。其实，这东西没那么复杂。它就是一张体检报告，告诉你公司这段时间里，钱都花在了哪里，又从哪里来了，最后各项家底还剩多少。

说白了，科目余额表就是一个账户的清单，把公司所有的会计科目，比如“银行存款”、“应收账款”、“管理费用”这些，都列出来。 然后告诉你每个科目在期初有多少钱（期初余额），这段时间里进进出出多少钱（本期发生额），以及到期末了还剩多少钱（期末余额）。

它的核心作用，就是在你吭哧吭哧做完一大堆账之后，帮你快速检查一下账有没有记错。怎么检查？就看一个地方：所有科目“本期借方发生额”的合计，是不是等于“本期贷方发生额”的合计。 如果这两个总数相等，账就“平”了，你就可以松一口气，继续去做后面的资产负债表和利润表。 如果不平，那就得回去一笔一笔地查凭证了。

关键一步：搞懂“借”和“贷”

想看懂科目余额表，必须先弄明白“借”和“贷”到底是什么。很多人被这两个字搞晕，以为“借”就是借钱，是坏事，“贷”就是贷款，是好事。完全不是这么回事。

在会计里，“借”和“贷”只是两个记账符号，分别代表记账方向的左边和右边。 它们本身没有好坏之分。你只需要记住一个核心公式：

资产 + 费用 = 负债 + 所有者权益 + 收入

这个公式左边的科目（资产、费用），增加就记在“借方”，减少就记在“贷方”。
公式右边的科目（负债、所有者权益、收入），正好相反，增加记在“贷方”，减少记在“借方”。

举个例子：
* 公司买了一台电脑花了5000块，用银行存款付的钱。
* “固定资产”（资产类）增加了5000，记在借方。
* “银行存款”（资产类）减少了5000，记在贷方。

你看，一笔交易，有借必有贷，而且借贷金额必须相等。 这就是会计的基本逻辑。

手把手教你看懂一张科目余额表

拿到一张科目余额表，别慌，按照下面的步骤来，一层一层把它看明白。

第一步：看合计，检查账平不平

这是最关键也是最先要做的一步。直接拉到表格最底下，找到“合计”那一栏。看“本期发生额”下面的“借方”和“贷方”两个总数。

• 如果相等：恭喜，账平了。这说明你前面记的每一笔账，都遵守了“有借必有贷，借贷必相等”的规则。
• 如果不相等：那账肯定有问题。 可能是某张凭证的借贷金额录错了，或者是方向录反了，甚至是漏记了。这时候就要回头去检查记账凭证了。

第二步：按类别看科目余额，发现异常信号

账平了不代表万事大吉，只能说明记账过程没出错。但业务本身有没有问题，就要看具体的科目余额了。

你需要对科目有个基本的分类概念：资产、负债、所有者权益、成本、损益。

• 看资产类科目（比如：库存现金、银行存款、应收账款、存货、固定资产）

  • 正常情况：余额应该在“借方”。 因为资产类的增加记在借方。借方有余额，说明你还有这些资产。
  • 异常信号：“银行存款”的余额跑到了“贷方”。这通常意味着银行账户透支了，是个危险信号。再比如，“应收账款”余额在贷方，说明客户预付给你的钱比你发给他的货还多，这笔钱暂时成了你的“负债”。

• 看负债和所有者权益类科目（比如：应付账款、短期借款、实收资本、未分配利润）

  • 正常情况：余额应该在“贷方”。 因为这类科目的增加记在贷方。贷方有余额，说明你欠着别人的钱，或者这是股东的投入。
  • 异常信号：“应付账款”余额在“借方”。这可能说明你多付了钱给供应商，需要去核对一下，看是申请退款还是抵扣下次的货款。

• 看成本费用类科目（比如：主营业务成本、管理费用、销售费用、财务费用）

  • 正常情况：余额在“借方”。 费用发生了，就是资产的减少，所以记在借方。
  • 异常信号：费用类科目余额出现在“贷方”。这是极不正常的，很可能是账务处理出错了，比如把一笔退款错误地记在了费用减少。

• 看收入类科目（比如：主营业务收入、其他业务收入）

  • 正常情况：余额在“贷方”。收入的增加记在贷方。
  • 异常信号：收入类科目余额出现在“借方”。这也非常罕见，通常是发生了大额的销售退回，或者是账务处理错误。

第三步：结合业务变化，分析数据的合理性

数字本身不会说话，但数字的变化会。把这个月的科目余额表和上个月的对比一下，你会发现很多问题。

• “应收账款”大幅增加？ 这可能说明销售业绩不错，但也要警惕回款是否及时。如果应收账款的增速远超收入增速，说明公司的钱都压在客户那里了，现金流可能会出问题。
• “预付账款”居高不下？ 是不是付了钱给供应商，但货迟迟没收到？或者收到了货但发票一直没来？这需要催促采购部门去跟进了。
• “其他应收款”里挂着大额的员工借款？ 为什么员工借了钱长期不还或不来报销？是不是公司备用金管理制度有漏洞？
• “存货”余额变得特别大？ 这可能意味着产品滞销，或者生产了过多的产品。库存积压会占用大量资金，是个不好的信号。

通过这种方式，科目余额表就像一张地图，能帮你顺藤摸瓜，找到企业经营中潜在的问题。

科目余额表不是万能的

最后要说一句，科目余额表能帮你发现很多问题，但它不是万能的。

它能保证“账是平的”，但不能保证“账是对的”。

举个例子，你把一笔市场推广费，错误地记到了“管理费用-办公费”下面。从科目余额表上看，借贷依然是平的，总费用金额也对，但费用科目分类错了。这种错误科目余额表是看不出来的，它只会影响你对成本结构的分析。

所以，看科目余额表只是财务分析的第一步。它是编制最终财务报表（资产负债表和利润表）的基础，也是你发现日常经营问题的有效工具。 多看、多问、多对比，慢慢地你就能从这一堆数字里读出公司的经营状况了。