冲红发票怎么做会计分录

收到红字发票，账上到底该怎么调？这事没你想的那么复杂。

做会计这行，谁还没开过几张红字发票？第一次接触的时候，看着那红彤彤的负数，心里也犯嘀咕。但做多了就发现，这东西就是个“后悔药”，把之前做错的账或者变化的业务给“冲”回来，让账目回归正轨。

红字发票，说白了就是一张负数发票。税务上规定，发生销货退回、开票有误、应税服务中止，或者发生销售折让的时候，就需要它出场了。 你不能直接把原来的凭证撕了，也不能在原来的发票上涂改，只能老老实实开一张红字发票来冲销。

咱们得分情况聊，不同的情况，会计分录的做法稍微有点不一样。但万变不离其宗，核心思想就是：借贷方向不变，金额变成负数（红字）。

第一种情况：最常见的，销售退货

这是最常见的一种情况。比如，你公司卖给客户一批货，价值10万，增值税1.3万，总共11.3万。款收了，发票也开了。结果客户发现一部分货有质量问题，给退回来了，退货部分的货款是2万，增值税是2600元。

这时候，你就得给客户开一张红字发票。

你当时确认销售的时候，分录是这么做的：

借：应收账款 113,000

贷：主营业务收入 100,000

贷：应交税费 – 应交增值税（销项税额） 13,000

现在客户退货了，收到退回的货，开了红字发票，你就得做一笔和上面方向完全一样，但是金额是负数的分录，来冲掉退货这部分。

会计分录长这样：

借：应收账款 -22,600

贷：主营业务收入 -20,000

贷：应交税费 – 应交增值税（销项税额） -2,600

有些财务软件里，可以直接用红字（或者负数）来记账，打印出来的凭证也是红色的。 这样一来一冲，你这笔业务的收入就从10万降到了8万，销项税也相应减少了，账就平了。

当然，别忘了还有成本。你当时卖货的时候，肯定结转了成本。假设那批货的成本是8万。

分录是：

借：主营业务成本 80,000

贷：库存商品 80,000

现在退回来的那部分货，也得把成本冲回来。假设退货部分的成本是1.6万。

分录就是：

借：主营业务成本 -16,000

贷：库存商品 -16,000

或者你也可以做一笔相反的蓝字分录，效果是一样的：

借：库存商品 16,000

贷：主营业务成本 16,000

我个人更习惯用红字分录，因为这样能非常清晰地看到这是一笔冲销业务，和正常的出入库业务区分开，查账的时候一目了然。

第二种情况：发票开错了

人有失手，马有失蹄。开票开错也是常有的事，比如金额、税率、或者客户名称写错了。只要发票跨月了，或者对方已经认证抵扣了，就没法作废了，只能走冲红流程。

处理方式和销售退货非常像。先用红字发票把错误的发票全额冲销，然后再开一张正确的蓝字发票。

举个例子。你给A公司开了一张1万块的发票，结果发现抬头开成了B公司。

第一步，先申请开具红字发票，把给B公司的那张错票冲掉。

会计分录：

借：应收账款 -11,300

贷：主营业务收入 -10,000

贷：应交税费 – 应交增值税（销项税额） -1,300

第二步，再给A公司开具一张正确的蓝字发票。

会计分录：

借：应收账款 11,300

贷：主营业务收入 10,000

贷：应交税费 – 应交增值税（销项税额） 1,300

这样一冲一开，对你当月的收入和税金其实没有影响，只是一个纠错的过程。 但这个过程必须要做，不然账实不符，税务检查的时候就是个麻烦。

第三种情况：销售折让

销售折让跟退货还不太一样。货没退回来，但是因为一些原因，比如货物有点小瑕疵，或者为了鼓励客户多买，你同意在原价基础上给客户一些价格优惠。

比如，一笔10万的销售，你给了客户2%的折让，也就是2000元。

这种情况下，你只需要就折让的这部分金额开具红字发票。

分录就是冲减你折让掉的那部分收入和税金：

借：应收账款 -2,260

贷：主营业务收入 -2,000

贷：应交税费 – 应交增值税（销项税额） -260

这么做，你的账面收入就准确地反映了实际收到的款项。需要注意的是，销售折让应该直接冲减销售收入，而不是记到销售费用里去，这一点会计准则和税法都有明确规定。

作为购买方，收到红字发票怎么做账？

上面说的都是作为销售方开出红票的情况。那如果你是买家，收到了对方开来的红字发票，又该怎么处理？

逻辑是一样的，就是把你当初的采购业务反向冲掉一部分。

比如你采购了一批原材料，当时的分录是：

借：原材料 100,000

借：应交税费 – 应交增值税（进项税额） 13,000

贷：应付账款 113,000

现在因为质量问题，你退了其中价值2万的货，并收到了对方开来的红字发票。

你的分录就应该是：

借：原材料 -20,000

借：应交税费 – 应交增值税（进项税额） -2,600

贷：应付账款 -22,600

重点是，你的进项税额也得相应地转出。 如果你之前已经把这张发票认证抵扣了，那么收到红字发票后，就要在当期把这部分进项税额做转出处理，不然就会造成税款流失。

如果这批原材料已经领用生产了，或者已经卖掉了，那你冲减的就不是“原材料”科目，而是“生产成本”或者“主营业务成本”这些科目了。 总之，当初这笔账记到了哪里，现在就从哪里用负数把它冲回来。

几个需要注意的点

1. 先沟通，再开票：开红字发票不是单方面就能决定的。特别是对方已经认证抵扣的情况，你需要先跟对方沟通好，由对方在税控系统里发起《开具红字增值税专用发票信息表》，你这边才能开具。
2. 凭证要齐全：开红字发票一定得有依据。不管是销售退货单、折让协议，还是双方确认的证明文件，都得附在你的会计凭证后面。 这是为了证明你这笔冲销业务的真实性，不然税务局查账的时候，你说不清楚。
3. 跨期问题：如果是跨年度的发票需要冲红，处理方式是一样的，都是在当期进行调整。 比如去年的发票今年才发现错误，那就直接在今年的账上做红字冲销，不需要去调整去年的报表，这样能确保各个期间的财务数据是准确的。

总的来说，红字发票的会计分录就是个“反向操作”。只要你理解了当初那笔蓝字分录是怎么做的，那么红字分录就只是把金额变成负数再做一遍。把不同情况搞清楚，把依据留存好，这事就没什么难的。