函授档案在自己手里怎么处理

很多读完成人高考或者网络教育拿到函授毕业证的人，手里都会多出一个密封的牛皮纸袋。袋子正面印着学校名字，封口处贴着继续教育学院的封条，上面盖着红章，印着“严禁擅自拆封”几个字。

很多学校不给走机要通道寄送，而是直接把档案和毕业证一起寄给学生，或者让学生在毕业典礼上自己带走。这就导致很多人以为这东西和毕业证一样，可以自己放在家里抽屉里存着。

这是个很大的误区。档案放在自己手里，在政策层面叫“自持”。国家人力资源和社会保障部有明确规定，流动人员人事档案严禁个人自带和自行保管。放在自己手里时间长了，档案就会变成所谓的“死档”。平时你不觉得有什么影响，但是只要你遇到考公务员、考事业单位政审、评职称、在国企入职、办理积分落户，或者到了年纪去人社局办理退休核算工龄，对方单位要求调档时，你从家里拿出来一个纸袋子，任何正规机构都不会接收。

我之前接触过一个真实的例子。一个在私企做造价工程的朋友，通过函授拿到了本科文凭。他毕业后把档案袋往床底下塞了整整四年。后来他考上了当地的事业单位，进入政审环节，招考单位要求开调档函调取全日制大专和函授本科的完整档案。他拿着函授档案跑到当地人才中心去存，工作人员当场拒收。因为人才中心有规定，个人自带的零散学籍材料不能直接个人移交，差点导致他政审超期被取消录用资格。

要处理好手里的函授档案，必须先搞清楚一个事实：你手里的函授档案并不是一套完整的“人事档案”，它在专业术语里叫“学籍档案材料”。里面通常只有三四样东西：毕业生登记表、成绩单、录取新生名册底册或者学籍变动表。这份材料是不能单独在人才市场开户建档的，它必须合并到你原有的基础档案里，也就是你之前的高中、中专或者全日制大专档案里。

根据你目前的工作和存档状态，具体处理方法分为以下几种：

第一种情况，你在国企、事业单位或者政府部门工作。

这类单位本身就有档案管理权限。处理步骤最简单：
先找单位的人事部门或组织部老师，说明自己拿到了函授学历，需要把学籍材料归档。
带上没有拆封的函授档案袋、函授毕业证书原件，以及学信网打印的《教育部学历证书电子注册备案表》。
人事部门审核档案袋封条完好后，会当面拆封检查里面的毕业生登记表和成绩单，然后把这套材料放进你原有的干部人事档案卷宗里，并在目录上加上这笔记录。

第二种情况，你在私企、外企上班，或者自己做生意、自由职业，你之前的前置学历档案已经在户籍地的人才交流中心。

这是最常见的情况。处理步骤如下：
先查清楚原档案具体存放在哪个机构。现在全国人社政务平台、地方人社APP都可以查到自己的存档状态。
查到存放机构后，先拨打该人才中心的电话咨询。每个城市的操作细节有差异。有些城市允许本人带齐材料到窗口直接现场办理归档；但有些城市要求必须“公对公”转递。
如果当地人才中心允许个人递送合档材料，你带上身份证、没有拆封的函授档案、毕业证书原件，去窗口申请办理“学籍档案补充归档”。工作人员核验密封条完整无损后，会出具归档回执，把你手里的材料并入之前的档案中。
如果当地人才中心严格执行“公对公”，拒绝个人送件，你就需要联系函授毕业学校的继续教育学院老师。把档案寄回学校，或者亲自回一趟学校教务处，向老师说明情况，让学校通过邮政EMS高校专递渠道，直接邮寄给你的存档人才中心。

第三种情况，你之前的高中、中专或全日制大专档案也在自己手里。

这种情况稍微麻烦一点。因为没有前置底档，人才市场不会单独收一份函授档案。
先不要动函授档案，先解决前置档案。
带上前置学历档案，回你原先毕业的高中或者中专学校，找到学校的档案管理老师，核实档案材料是否齐全。确认无误后由学校重新密封盖章。
然后去户籍所在地的人才交流中心，申请建立流动人员人事档案底档。
底档建立完成后，再按照前面第二种情况的步骤，把函授档案作为补充学历材料合并进去。

第四种情况，也是最糟糕的一种：你出于好奇，把档案袋上的封条撕开看过了。

这是很多人常犯的错误。记住一条铁律：只要档案袋封条破损，无论里面的纸张有没有少，这套档案在法律意义上已经失效，人才市场和任何正规用人单位绝对不会接收。

如果已经拆开了，唯一的补救办法只有回学校：
先联系函授毕业高校的继续教育学院档案室老师，如实说明档案封条已经被拆开。
带上被拆开的档案袋、里面所有的纸质材料、身份证以及毕业证书原件，亲自去学校。
学校老师会逐页核对材料内容，确认成绩单和登记表没有被涂改或替换。核实通过后，老师会换一个新的学校专用档案袋，把材料装进去，贴上新的密封条，并在接缝处重新盖上骑缝章。
拿到重新密封盖章的档案袋后，千万不要再碰封条，立刻按照前面的规范流程去办理归档。

处理档案这件事，千万不要拖延。平时它只是一袋纸，用不着的时候根本想不起它。但一旦遇到升职考察、考编政审或者退休审核，调档通常都会卡很严格的时间期限。提前把函授档案归入正规的人才中心或单位档案室，后面遇到任何事情都不会手忙脚乱。