付款申请已经走到最后一关,采购订单写了100件,仓库只验收90件,发票却按100件开出。三份文件各自看都像是真的,问题只在把它们放到同一行时才出现。
AI适合做逐行配对和算差额,不能把‘金额差不多’当作已经验收。付款门禁必须保留来源、容差规则和异常处理人。

先把三份单据对到同一个业务对象
本轮输入限定为采购订单、到货或验收记录、供应商发票、允许差异规则。每份资料先记录来源、时间和版本;关键资料缺失时,把缺口写进清单,不用相似记录补齐。
数量单价税额分开判断
| 步骤 | 具体做法 |
|---|---|
| 建立匹配键 | 优先用订单号、行号、物料和收货批次;缺失时不靠金额强配。 |
| 核对数量 | 比较订购、累计到货、已开票和本次付款数量。 |
| 重算价格与税 | 按合同币种、未税单价、税率和折扣重新计算。 |
| 形成放行结果 | 分为可付款、补收货、改票和采购确认四类。 |

哪些差异必须挡在付款之前
| 情况 | 判断依据 | 处理 |
|---|---|---|
| 可放行 | 三单一致或差异在获批容差内 | 保留规则编号 |
| 缺少到货 | 发票量大于累计验收量 | 暂停对应行 |
| 价格不符 | 发票单价偏离订单或合同 | 找采购确认 |
| 税额异常 | 计税基础或税率不一致 | 退回重开或财务复核 |
这一步真正要作出的决定是哪些差异属于允许范围,哪些需要补收货、改票或暂停付款。无法回到原始证据的结论只能标为待确认,不能进入正式交付。
拿一组故意错位的单据试跑
选一张含正常行、部分到货、错税率和重复发票的样本。正常行要能放行,三类异常都必须进入不同队列。
试跑后还要从判定正常的结果中抽查,若发现漏检,就修正规则并重跑受影响范围。最终验收目标是逐行三单匹配表和付款阻断清单。
可直接复用的采购核对指令
你正在协助采购应付会计或采购运营人员。触发情况是一批采购款准备提交,但订单、实际收货和供应商发票的数量、单价或税额不完全一致。只读取采购订单、到货或验收记录、供应商发票、允许差异规则。需要判断哪些差异属于允许范围,哪些需要补收货、改票或暂停付款。交付逐行三单匹配表和付款阻断清单。每条结论标出来源位置、版本和待确认人。第一轮只生成预览,不发送、不删除、不写回正式系统。
采购三单匹配的输出先保存在预览区。经办人逐条关闭异常并记录修改理由,高风险动作由有权限的人执行。
交付前最后检查采购三单匹配
- 每行都有订单和收货来源
- 允许差异来自正式规则
- 税额可以独立重算
- 付款阻断项已有接管人
如果继续自动处理可能导致多付、重复付或为尚未验收的货物付款,就停止在当前步骤并指定接管人。AI不批准付款,也不能用模糊匹配替代真实验收。
能承接采购核对的Skill
PDF Skill负责提取订单、到货单和发票的表格与页码,输入是三类采购文件,输出可定位的行项目;XLSX Skill负责按订单行匹配数量、单价、税额和允许差异,输入是行项目和差异规则,输出三单匹配表与阻断项。采购三单匹配的能力之间通过带来源的中间表交接,不把未核实判断直接传给下一步。
采购三单匹配的Skill边界是:复杂版面和扫描内容必须回看原页,不能单凭提取文本认定法律效力;含公式文件必须重新计算并抽样核对,外部链接和宏要先检查

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