技能提升网项目群已经解散，合同、决策记录和测试结果却分散在个人邮箱、共享盘和临时链接里。有人想全部搬进归档库，也有人想一次性清空。
资料处置不是整理文件夹。要先分清正式记录、运营仍需资料、重复副本和有保存期限的敏感内容。
先建立项目资料的责任清单
本轮输入限定为项目资料清单、共享文件和知识页面、资料责任人、保存与删除规则。每份资料先记录来源、时间和版本；关键资料缺失时，把缺口写进清单，不用相似记录补齐。
归档移交删除不是三个文件夹
| 步骤 | 具体做法 |
|---|---|
| 发现资料 | 按项目号、成员、时间和系统列出候选，不立即移动。 |
| 识别记录类型 | 区分合同、审批、决策、交付、工作副本和临时交换文件。 |
| 匹配处置规则 | 记录责任人、目标位置、保存期限、访问权限和删除前提。 |
| 执行后验证 | 检查归档可检索、移交已接收、删除有批准和留痕。 |
无人负责的链接要单独追踪
| 情况 | 判断依据 | 处理 |
|---|---|---|
| 正式归档 | 证明合同、决策或交付 | 进入受控档案 |
| 移交运营 | 结项后仍持续使用 | 确认新所有者 |
| 按期删除 | 临时副本且规则允许 | 到期后批准删除 |
| 待确认 | 所有者或保留依据不明 | 保持原位并追责 |
这一步真正要作出的决定是哪些是正式记录要归档，哪些应移交给运营团队，哪些临时副本应按期删除。无法回到原始证据的结论只能标为待确认，不能进入正式交付。
用一个小项目完成处置演练
选一个包含合同、决策纪要、运维手册、临时下载链接和重复附件的小项目，先只输出处置台账。
试跑后还要从判定正常的结果中抽查，若发现漏检，就修正规则并重跑受影响范围。最终验收目标是结项资料处置台账和未完成责任清单。
结项资料盘点指令
你正在协助完成项目结项的项目经理或项目办公室人员。触发情况是项目结束后邮件、共享文件、知识页面和临时链接仍由不同成员持有。只读取项目资料清单、共享文件和知识页面、资料责任人、保存与删除规则。需要判断哪些是正式记录要归档，哪些应移交给运营团队，哪些临时副本应按期删除。交付结项资料处置台账和未完成责任清单。每条结论标出来源位置、版本和待确认人。第一轮只生成预览，不发送、不删除、不写回正式系统。
结项资料处置的输出先保存在预览区。经办人逐条关闭异常并记录修改理由，高风险动作由有权限的人执行。
交付前最后检查结项资料处置
- 每项资料有来源和所有者
- 正式记录没有被当作副本删除
- 移交对象已经确认接收
- 删除动作有规则与批准
如果继续自动处理可能导致关键决策证据丢失，或敏感临时资料长期无人管理，就停止在当前步骤并指定接管人。保存和删除受法律、合同与组织政策约束，AI不能自行决定销毁。
资料治理可调用的Skill
Gog Skill负责搜索项目共享文件和相关邮件，输入是项目范围和责任人，输出资料候选清单；Notion Skill负责读取知识页面状态和所有者，输入是项目知识空间，输出页面责任和状态清单；policy-lookup负责依据保存规则区分归档、移交和删除，输入是资料清单与保存规则，输出处置建议和人工确认项。结项资料处置的能力之间通过带来源的中间表交接，不把未核实判断直接传给下一步。
结项资料处置的Skill边界是：需要Google OAuth，只读取授权范围；发送邮件、创建事件和修改表格前必须确认；只访问明确共享给集成的内容，写入前确认目标页面、字段和状态；找不到政策时必须明确说明，法律和合规边界仍需人力资源或法务确认
