同一周收到的门店巡检表里,有的把评分从五档改成三档,有的删除了不适用的检查项。总部汇总时才发现,各店已经不是按同一标准检查。
巡检文档需要把标准和记录分开。执行人可以填写结果,不应随手改掉被检查的规则。

先区分标准字段和执行字段
检查项、判定条件、分值和必查证据属于标准;观察结果、照片编号、整改责任人和签字属于执行记录。两类字段使用不同样式和保护方式。
不适用也要留下明确状态
允许删除检查项会让汇总失去分母。设置符合、不符合、不适用和待确认,并要求不适用时填写依据。DOCX Skill用于创建、编辑并渲染检查Word文档。可以创建受控区域,并渲染文档检查表格和分页。

版本写进每份记录
表单编号、版本和生效日期放在固定位置。门店使用旧版时,总部能识别,而不是把不同标准的结果直接合并。
现场填写要考虑真实环境
表格在手机、平板和打印纸上的填写方式不同。签字区、照片编号和多行备注要留足空间,分页不能把问题和整改要求拆到两页。
汇总前检查标准是否被改动
除结果字段外,任何标准区域变化都列为异常。必要时退回重填,不要把被改过的记录悄悄修正后纳入统计。

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