技能提升网100 件的订单，供应商系统显示已发 100 件，仓库表里却只剩 92 件。两边都说自己的数字没错。采购如果只转发“还差 8 件”，下一轮回复往往仍是两张各自正确、却无法对齐的表。
数量核对要先弄清每个数字记录的是什么动作。发出、签收、验收、入库和退回发生在不同时间，不能直接拿其中任意两列相减就确定责任。下面用虚构订单 PO092 演示一张差异表怎样定位到具体单据。
先约定截止时点，再打开附件
本例统一核对到 9 月 5 日 18:00，商品为 SKU-A，单位为“件”。只纳入该时点之前已经发生的有效业务记录。供应商当天晚上补录的发货、仓库第二天才记账的收货，都需要区分实际发生时间和系统录入时间。
准备采购订单及变更记录、每批送货单、仓库实际收货记录、退货单和补发记录。有质检环节时，另外准备待验、合格和拒收状态。本例为了把数量关系讲清楚，实收指已接收数量，退货为实收之后办理的退回；如果现场是当场拒收，则要单列，不能再从已排除拒收的实收数里减一次。
单号、订单行和单位先对上
用 PDF Skill 从 PDF 送货单提取单号、订单号、商品编码、规格、单位、发货数量及页码。扫描单据的手写修改和盖章遮挡必须回看原图。送货单写了 40，并不证明仓库实际收了 40，要继续核对签收记录。
交给 XLSX Skill 汇总时，优先采用“订单号＋订单行号＋商品编码”匹配；同一订单有多个同编码但不同交期的行时，不能只按商品编码合并。单位换算必须来自订单或双方确认，如一箱多少件，不能让 AI 根据名称猜测。
工作簿保留订单、发货、收货、退货四张原始记录页，每条记录都保留业务单号和来源行。先在各表内排除重复导出，再按共同键分别汇总，最后合并汇总结果。直接把两张都有多行明细的表关联，可能让一笔发货被重复计算多次。
把 8 件缺口拆成可以调查的两笔
示例中 D01 送货单发出 60 件、实收 60 件；D02 发出 40 件、实收 35 件。两次累计发货 100 件、实收 95 件。随后 R01 退回 3 件，净收为 92 件，距离订单 100 件还有 8 件。
这 8 件中，5 件来自 D02 的发收差异，3 件来自 R01 的退货待处理。前者可能需要核实装箱、运输、签收或入库记录；后者需要确认是补发、换货，还是双方同意减少订单。只有证据明确后，才能确定处理方式。
对本例可以写出三条核对关系：净收＝实收－实收后退货；发收差异＝累计已发－累计实收；履约缺口＝订购－净收。遇到补发累计已发超过订购、取消部分订单或超收时，应单独展示状态，不强行套用“缺口就是发收差异加退货”的简化关系。
差异表最后一列应该写给谁
结果表建议保留订单行、商品、截止时点、订购、已发、实收、退货、净收、差额、关联单据、证据状态、待办人和下次核对日期。把 D02 的“5 件待查”交给仓库和供应商分别核签收及装箱记录；把 R01 的“3 件退货待补”交给采购确认处理约定。
不能把所有差额统一标成“供应商欠货”。如果实物已经收到但仓库未录入，应补全记录；如果仍在途，应留下运输凭据和预计到达时间；如果需要补发，新补发单必须回连原订单，但其发货和收货仍是新的两条业务事件。
交表前做一次反向追查
先检查每张原始表的数量合计是否与清洗后相符，再随机点开两笔差异回到原单据。重新计算工作簿中的公式，确认日期筛选、正负号和退货口径正确。把重复行或未知商品编码放到异常页，不悄悄删除。
按指定截止时点核对订单、发货、收货和退货。保留原单号与来源，先各自去重和汇总，再按订单行匹配。不要把未匹配记录当作零，不将数量差异直接归责。输出每笔差异、证据缺口、需要确认的人，以及补发后如何继续跟踪。
下一次沟通时，直接发出“请核对 D02 的 40 件发货与 35 件签收，另确认 R01 的 3 件退货处理方式”。对方有单号可查，也能分别回答两件事情；对账进展才能落在具体记录上。
