董事会开会前有人委托投票，AI能按章程整理出席和表决资格缺口吗？

会议前一小时，秘书收到一张拍照的委托书。缺席董事请同事代为投票，委托范围只写了本次会议，议程却刚刚新增一项关联交易。到场人数看起来足够，能否把这张委托用于新增议题仍然不清楚。

AI可以整理资格证据和缺口，但不能代替公司法律人员确认会议及决议效力。下面不设一套适用于所有公司的表决比例，演示数字也不是法律标准。

公司类型与有效章程要先确认

准备公司类型、现行有效章程、董事会成员及任期、议事规则、召集通知和完整议题版本。股东会的持股比例不能套进董事会人数表，旧章程也不能仅因文件名写最终版就认为有效。秘书记录取得来源及生效依据，法务核对适用法律和特殊治理要求。

现行公司法对不同公司组织形式设有相应规定，书面委托、出席人数及议题回避不能仅凭一个关键词判断。章程可能有更具体的程序要求，但不能把与强制性要求冲突的文字当成可执行规则。AI遇到依据冲突应列出位置及疑问，不选择看起来方便的一条。

PDF Skill适合从章程、规则和委托文件提取文字及页码。扫描签名、印章和涂改位置仍需核原件，OCR读到一个姓名不证明签署真实。提取结果保留段落前后文，避免忽略适用对象和除外条件。

董事名单采用稳定编号，列在任状态、本人出席方式、委托人及受托人、授权范围、有效时间和待核事项。参会的经理、顾问及列席人员单独放表，不能计入董事出席人数。视频接入、暂时离席和中途加入按会议记录与批准规则确认，邀请链接不是出席证据。

一个受托人代两位董事出席是否允许、能否重复委托、某类议题能否代理，均需依据适用规则确认。记录实际存在的授权，不让AI补一份通用委托书假装已经签署。新增议题与原授权覆盖范围不一致时先列待补，不默认本次会议四个字覆盖任何后加事项。

对每项议题再核对关联关系、回避和有效授权。某董事参与前一项议题，不代表下一项也有表决资格。缺席、弃权、回避和没有授权是不同状态，不能一起写成反对；这些状态对人数或表决分母怎样影响，交给法务逐项确认。

假设七名在任董事，五名确认本人出席，两名缺席。其中一份委托已经核对原件及范围，另一份仍缺新增议题授权。此时事实表可以写五名本人出席、一份授权已核、一份待补。不能直接把七个人填为全部有效出席，再据此生成决议通过的结论。

XLSX Skill可以创建按董事及议题交叉的资格工作簿。每个有效状态连接规则编号与凭证页码，未确认状态显式显示。计算条件由授权人员填写，缺一项条件时输出待法务确认，不让公式把空白当作满足。

秘书可以给AI一段任务说明，请按已批准的规则表标记每项议题的出席证据、授权证据、回避证据和缺口，只解释字段，禁止判断会议效力。实际输出除了人数，还应列出尚未确认的具体董事与具体议题，负责人员才能知道该向谁补材料。

会前缺口清单列补件负责人、截止时间和对议程的影响，交给秘书及法务决定是否调整安排。不能为了准时开会把待核项手改成通过。补入新委托后保存新版本及收到时间，重新核对范围，不覆盖旧照片导致后续无法解释变更。

会中逐项记录实际参与、回避、意见和票数，由相应人员核对。会前资格表只描述预期安排，不证明会议当天发生了同样的事。断线、临时离席、议题调整和授权变化要在记录里体现，AI根据资料生成的会议纪要仍须人工审阅。

会议资料包含敏感商业信息，原则上只向获授权的处理环境提供必要片段和去标识字段。签名、身份证和全部交易附件不因做人数统计就上传。法务需要看原件时通过企业指定渠道查看，工作簿只存受控索引。

归档包括规则版本、董事任职证据、通知版本、授权文件、资格复核及实际表决记录。若某项最终延期，也保留缺口关闭方式。AI减少的是找文件和对字段的负担，会议能否成立、决议是否合法以及后续登记行为仍由有权限的专业人员判断。