技能提升网每次一到要做PPT汇报，我就头疼。尤其是周报、月报、季度复盘这种，内容其实都差不多，但每次都要花好几个小时去对齐格式、找模板、配图。一张一张拖动文本框，调整字体大小，再从网上找一堆不一定搭的图片。一通宵下来，做得眼花缭乱，第二天还得顶着黑眼圈去汇报。这活儿，技术含量不高，但就是特别磨人。
但是，最近我发现一个方法，能把做PPT的时间从几个小时压缩到几分钟。这东西就是AI生成PPT的工具。说白了，就是你给AI一个主题，它能帮你自动写出大纲、填充内容、设计排版，最后生成一个看起来还挺像样的PPT。这玩意儿不是什么遥远的黑科技，现在已经有很多成熟的工具了，比如Gamma、WPS AI、博思AIPPT这些。 用过之后，我最直接的感受就是，再也不用为那些重复性的体力活熬夜了。
我拿最近一次做“第三季度销售复盘及第四季度规划”的PPT来举个例子。以前做这个，我至少要花半天时间。首先得去系统里把数据扒下来，整理成Excel，然后思考PPT的结构，比如先说业绩回顾，再说问题分析，最后讲未来计划。结构想好后，再一页一页地做，把数据图表贴上去，配上文字说明。最烦的是设计，公司的模板翻来覆去就那几套，早就看腻了，自己做又没那个审美。
这次我用了AI，整个流程完全不一样了。
第一步，也是最关键的一步，就是想清楚你到底要讲什么，然后告诉AI。你不能简单地扔给它一个“销售复盘”的标题就完事了。AI听不懂模糊的话，你得把指令说明白。我用了一个叫“SCQA”的框架来组织我的思路，这个框架很适合做汇报，能帮你想清楚逻辑。
- S (Situation) – 情境: 先说一个大家都知道的背景。我就告诉AI：“我们是一家消费品公司，第三季度市场整体增长放缓。”
- C (Complication) – 冲突: 接着说我们遇到了什么问题。“我们的主要产品线A，销量出现了环比下滑15%。”
- Q (Question) – 问题: 提出需要解决的核心问题。“我们如何才能在第四季度扭转销量下滑的局面，并实现年度增长目标？”
- A (Answer) – 셔: 给出你的解决方案。“我的方案是通过三个方面来解决：第一，针对产品线A推出新的营销活动；第二，拓展线上销售渠道；第三，优化老客户的复购激励。”
我把这段话整理了一下，直接输入到了AI工具里。我用的是Gamma，因为它生成速度快，而且设计风格比较现代化，关键是注册就送一些免费额度，够做十来个PPT了。
第二步，选择一个模板风格。AI工具里通常会内置很多风格，有商业稳重的，也有创意活泼的。我选了一个看起来比较专业、简约的风格。点击“生成”按钮后，奇迹发生了。大概也就一分钟不到，一个完整的PPT框架就出现在我眼前。标题页、目录、每一页的主题和要点，全都自动生成好了。
它生成的结构跟我用SCQA框架设想的差不多。比如，它会有一页专门分析“市场背景”，一页详细描述“产品线A面临的挑战”，然后用好几页来分别阐述我提出的三个解决方案。而且，它不只是生成了文字，还自动配上了图。虽然有些图看起来有点怪，但整体的排版和配色都还不错，至少比我自己瞎弄的要强。
第三步，也是必不可少的一步，就是人工修改和微调。AI毕竟是机器，它生成的东西只能算是一个“毛坯房”，你得自己动手“精装修”。
我从头到尾把PPT过了一遍。首先是检查文字内容。AI写的很多话都比较通用，不够具体。比如它在“推出新营销活动”那一页写的是“通过线上线下结合的方式，提升品牌曝光度”。这种话太虚了。我就把它改成我们具体要做的活动，比如“双十一期间，在抖音和小红书平台与三位头部KOL合作，并在线下门店推出买一送一的促销活动”。我把所有这种空话、套话都换成了我们业务的实际情况和具体数据。
然后是替换图片和图表。AI自动配的图很多都是国外的素材，或者跟我的内容不太相关。 我就把这些图都换掉了。一部分换成我们公司的产品图和活动照片，另一部分数据页，我就把我提前整理好的Excel图表直接截图贴上去。AI工具通常支持很方便的拖拽替换，操作很简单。
最后是调整排版细节。虽然AI生成的整体布局不错，但有时候个别页面的文字太多，或者图片位置不太对，我就会手动拖动调整一下，确保每一页看起来都清爽、专业。这个过程大概花了二十分钟。
整个算下来，从给指令到最后定稿，全程不到半小时。相比以前动辄三四个小时，效率提升得不是一点半点。而且最后出来的效果，说实话，比我自己熬夜做的还要好看。
现在市面上这类工具很多，各有各的特点。 我个人用得比较多的是Gamma，因为它是一站式生成，从文字到设计全包了。 如果你经常用WPS，那WPS AI也是个不错的选择，它可以直接在你熟悉的软件环境里用。 还有像boardmix这样的在线白板软件，也集成了AI生成PPT的功能，适合需要团队协作的场景。 大部分工具都有免费试用的机会，你可以都试试，看哪个最顺手。
当然，也要对AI有个理性的认识。它不是万能的，不能替代你的思考。PPT的核心是你自己的观点和逻辑，AI只是帮你把这些想法快速、美观地呈现出来。它解决的是“怎么画”的问题，但“画什么”还得靠你自己。它生成的初稿可以帮你节省80%的体力活，但剩下的20%需要你用自己的专业知识去打磨，而这20%才是整个PPT最有价值的部分。
我现在的习惯是，接到一个汇报任务，先花10分钟用AI生成一个初稿，然后在这个基础上进行修改和创作。AI就像一个效率超高的助理，帮你铺好了路，你只需要专注在最核心的内容上。这种感觉，真的让做PPT从一种负担，变成了一件没那么痛苦的事。告别熬夜，真的可以试试。
